Come prepararsi al meglio per una fiera

Muori dalla voglia di partecipare alla prossima fiera ma non hai idea di dove iniziare con i preparativi? Comprensibile, prepararsi per una fiera richiede molto tempo, impegno, liquidità e creatività. Ci sono molte cosa da fare prima di un evento.

Ma non temere, abbiamo preparato una guida dettagliata per aiutarti nell’organizzazione della fiera:

1. Cerca fiere di settore rilevanti

1. Cerca fiere di settore rilevanti | Come prepararsi al meglio per una fiera

Ogni settore ha almeno una fiera all’anno. Se stai pensando di parteciparvi, assicurati prima che sia rilevante per tua attività.

Una volta presa la decisione di partecipare ad una fiera, ti consigliamo di preparare tutto con il dovuto anticipo. Preparare una fiera per tempo, dimostra professionalità e riguardo per le persone coinvolte. Informa anche tutti i reparti e il personale della tua azienda in modo che possano organizzarsi di conseguenza. Eviterai così sorprese dell’ultimo minuto grazie ad una buona pianificazione. Ecco perché il nostro consiglio è di allinearti con il tuo team il prima possibile.

2. Stabilisci il tuo budget

2. Stabilisci il tuo budget | Come prepararsi al meglio per una fiera

Iniziamo con i preparativi! Il primo passo importante è stabilire il budget di cui disponi. Questo ti assicura di avere la giusta liquidità per l’acquisto dei materiali espositivi per la fiera. Sebbene sia importante essere cautelosi, ti consigliamo di investire nella creazione di una piacevole esperienza per i visitatori del tuo stand.

3. Il mattino ha l’oro in bocca

3. Il mattino ha l'oro in bocca | Come prepararsi al meglio per una fiera

Fiere ed eventi normalmente aprono la registrazioni alcuni mesi o addirittura un anno prima. È fondamentale registrarsi con il dovuto anticipo per aumentare le possibilità di assicurarsi un buono stand.

Se la fiera si svolge in un’altra città o regione, è importante che anche i tuoi spostamenti e pernottamenti in hotel siano a punto. Ti consigliamo di prenotare voli e alloggio con largo anticipo per avere un notevole risparmio.

4. Spargi la voce

4. Spargi la voce | Come prepararsi al meglio per una fiera

Usa il tuo sito web e i canali online per annunciare a tutti la tua partecipazione alla fiera. Puoi anche inviare una mail alla tua lista di contatti per informarli. Se la fiera si svolge nella tua zona, stampa alcuni volantini e distribuiscili al pubblico.

5. Pianifica e progetta

5. Pianifica e progetta | Come prepararsi al meglio per una fiera

Prima di iniziare a pianificare e a progettare il tuo evento, ripensa alle fiere in cui sei stato. Se è la tua prima volta, valuta con occhio critico le fiere della concorrenza. Prendi nota dell’aspetto del loro stand e di cosa ha o non ha funzionato. Potrai così migliorare il risultato e avere un vantaggio sui competitors.

Assicurati di conoscere i termini e le condizioni della fiera leggendone attentamente il regolamento.

Dopo aver condotto le tue ricerche e deciso il tuo approccio, è tempo di pianificare cosa fare per il tuo stand. Discuti idee e strategie con il tuo team. Pensa cosa includere nella tua esposizione e chi progetterà i materiali necessari. Non trascurare l’aspetto logistico! Assegna ruoli definiti alle persone che gestiranno lo stand. Questo è il momento in cui tu e il tuo team pensate fuori dagli schemi e trovate idee entusiasmanti per la fiera.

6. Mettiti all’opera

6. Mettiti all'opera | Come prepararsi al meglio per una fiera

Una volta ultimati tutti i dettagli della fiera, è tempo di preparare e ordinare in anticipo tutte le cose di cui hai bisogno per lo stand. Per essere sicuro di non avere dimenticato niente, preparara una lista delle cose da fare e un’agenda con le scadenze per essere sicuri che tutto sia pronto in tempo.

Lista delle cose da fare per un successo assicurato:

  • Ordina stand e pareti espositive non appena disporrai di una grafica
  • Tieni a portata di mano tutto il materiale promozionale quali biglietti da visita, cataloghi e brochure da esporre sui relativi porta depliant.
  • Assicurati che la tua attrezzatura sia funzionante (soprattutto se hai in mente di fare una demo)
  • Tieni a portata di mano campioni di prodotti freschi di stampa

7. Forma la tua squadra vincente

7. Forma la tua squadra vincente | Come prepararsi al meglio per una fiera

Il passo successivo per preparare una fiera è formare la tua squadra vincente. Scegli i membri che possono rappresentare al meglio la tua azienda. Definite insieme gli obiettivi della fiera, le direttive da seguire e altri dettagli necessari. Formali su ciò che devono fare e sapere e su come gestire situazioni che si possono presentare.

Se il budget lo permette, crea badge personalizzati o, ancora meglio, uniformi con il tuo marchio.

8. Parla con gli organizzatori della fiera

8. Parla con gli organizzatori della fiera | Come prepararsi al meglio per una fiera

Contatta gli organizzatori della fiera se hai domande sullo spazio espositivo o richieste tecniche come la presenza o meno di prese di corrente. Inoltre, qualora vi fossero cambiamenti improvvisi in vista dell’evento, sarai tra i primi a saperlo e potrai correre ai ripari.

Ora che hai una base per l’organizzazione della fiera, puoi far sì che il tuo evento fili liscio come l’olio e goderti quest’esperienza!