Lista di cose da fare per una fiera

Guida dettagliata per organizzare una fiera

I preparativi per organizzare una fiera o un evento imminente non sono una passeggiata. Ci sono così tante cose da fare che non è facile ricordarsi di tutto. La soluzione? Una lista di cose da fare. Questa guida per organizzare una fiera ti aiuterà nella preparazione e a prestare attenzione a tutti i passaggi per pianificare al meglio una fiera. Ti servirà anche a tenere sotto controllo tutti i compiti e le relative scadenze.

Ti lasciamo una guida di cose da fare per organizzare una fiera e tenere così sotto controllo l’allestimento del tuo stand fieristico.

[ ] Stabilisci il budget

Non puoi iniziare ad allestire il tuo stand senza prima aver stabilito un budget. Ti assicurerai così di avere la liquidità necessaria per acquistare l’occorrente per la tua fiera. In questa prima fase, assicurati di sapere di cosa hai bisogno e di quando ne potrai disporre.

[ ] Registrati alla fiera

La registrazione alle fiere si apre normalmente qualche mese prima o addirittura un anno prima dell’evento. È fondamentale registrarsi quanto prima per accaparrarsi il posto migliore.

[ ] Prenota voli e pernottamento in hotel

Non appena ti sarai aggiudicato il tuo posto in fiera, penota i biglietti per il viaggio e l’hotel per te e i tuoi accompagnatori. Prenotare queste facilities in anticipo ti aiuterà a risparmiare.

[ ] Spargi la voce

Spargi la voce sulla tua partecipazione alla fiera non appena la tua registrazione sarà confermata. Aggiorna il sito della tua impresa e tutti i tuoi canali online per comunicare la tua partecipazione alla fiera. Invia email alla tua lista di contatti. Se la fiera ha risonanza locale, fai volantinaggio tra i possibili fruitori.

[ ] Ricerca

Fai il punto della situazione delle passate edizioni o, se è la tua prima volta, valuta con occhio critico le fiere dei competitors. Prendi nota dell’aspetto del loro stand e di cosa ha o non ha funzionato. Potrai così migliorare il risultato e avere un vantaggio sulla concorrenza.

[ ] Richiedi le dimensioni esatte dello stand espositivo

È fondamentale sapere quanto sarà grande il tuo stand per calcolare la dimensione esatta del mobiliario espositivo ricordandoti di lasciare sufficiente spazio affinchè visitatori e personale abbiano spazio per muoversi comodamente.

[ ] Richiedi il regolamento della fiera

Conoscere il regolamento dell’evento è un passo cruciale nell’organizzazione della fiera. Assicurati di conoscere tutti i termini e condizioni e di comunicarli al tuo team.

[ ] Fai un bozzetto del tuo stand espositivo

Ultima i dettagli dell’allestimento del tuo stand quanto prima per poter ordinare e assemblare stand, pannelli ed espositori fieristici.

[ ] Ordina e prepara il tuo materiale promozionale

Prepara demo, campioni omaggio, attrezzatura e materiale promozionale come biglietti da visita, volantini e gadget pubblicitari per monitorare l’affluenza al tuo stand (se questo dato non è fornito dagli organizzatori).

[ ] Coordina la logistica

La logistica è fondamentale in tutte le fiere. Tieni sotto controllo quando ti verranno consegnati attrezzature e materiale espositivo. Prendi nota di coloro che saranno coinvolti nell’allestimento del tuo stand espositivo. Allineati anche con gli organizzatori dell’evento per una miglior pianificazione logistica

[ ] Scegli il team da portare con te

Scegli tra il tuo team coloro che possono rappresentare al meglio la tua impresa nella fiera. Dovranno essere in grado di gestire uno stand e interagire facilmente con i potenziali clienti.

[ ] Forma il team che porterai con te

Assegna loro ruoli e turni nella fiera. Formali su cosa devono fare, cosa devono sapere e come si devono approcciare. Fai pratica con loro su come conversare efficacemente con potenziali clienti e su come vendere i tuoi prodotti e servizi.

Scarica gratuitamente la nostra lista di cosa da fare e portala sempre con te durante la preparazione del tuo evento. Ora sei pronto/a per l’emozionante esperienza di una fiera!